Microsoft Outlook

Microsoft Outlook für Windows

Einrichtung Outlook für Windows

  1. Bei E-Mail Adresse die Aktuelle E-Mail Adresse eintragen

  2. Erweiterte Optionen -> Ich möchte mein Konto manuell einrichten

  3. Verbinden klicken

Beim Erweiterten Setup -> Exchange wählen.

Office 365 Fenster meldet sich ständig

Viele Anwender von Microsoft Office LTSC (z.B. Office 2021/2024 Professional Plus) mit lokalem Exchange erleben, dass in Outlook und anderen Office-Anwendungen immer wieder ein Office 365-Anmeldefenster erscheint – obwohl keine Office-365-Dienste genutzt werden sollen.

Ursachen

Auswirkungen

Lösungswege

1. Registry-Eintrag gegen Wechsel auf M365

2. Autodiscover zu Office 365 blockieren

3. Gespeicherte Office-365-Anmeldedaten löschen

4. Gruppenrichtlinien für Anmeldung deaktivieren

5. Office Installation prüfen

Zusammenfassung

Mit diesen Maßnahmen bleibt Office LTSC dauerhaft lokal und das Office-365-Anmeldefenster wird zuverlässig verhindert.
Registry-Schlüssel kann selbst angelegt werden, Gruppenrichtlinien helfen in der Domäne, und die Blockade von Autodiscover sorgt für Ruhe bei Outlook und Word.
Für reine On-Premise-Setups aus Komfort- und Lizenzgründen unbedingt empfehlenswert!

Microsoft Outlook Web App (OWA)

Freigegebene Exchange-Postfächer in OWA dauerhaft einbinden

Mit OWA (Outlook Web App) können freigegebene Postfächer direkt in die Postfach-Übersicht integriert werden, sodass diese nicht jedes Mal einzeln geöffnet werden müssen.

Voraussetzung:

Es werden die entsprechenden Berechtigungen für das gewünschte freigegebene Postfach benötigt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Melden Sie sich in OWA mit Ihrem eigenen Benutzerkonto an.

  2. Suchen Sie im linken Navigationsbereich die Option „Ordner“ oder Ihren Postfachnamen.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Freigegebenes Postfach hinzufügen“ oder „Ordner eines anderen Postfachs hinzufügen“.

  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen des freigegebenen Postfachs ein.

  5. Das freigegebene Postfach erscheint nun unter Ihren eigenen Ordnern und bleibt dauerhaft eingebunden, bis es wieder entfernt wird.

  6. Wiederholen Sie diesen Vorgang für weitere freigegebene Postfächer nach Bedarf.

Hinweis:

Vorteil:

Sie erhalten eine zentrale Übersicht und können auf mehrere Postfächer gleichzeitig zugreifen, ohne diese jedes Mal manuell öffnen zu müssen.

Grundlagen

Microsoft Outlook ist ein vielseitiges Tool zur Verwaltung von E-Mails, Kontakten, Kalendern und Aufgaben. Im Posteingang lassen sich E-Mails einfach lesen, beantworten und in Ordnern organisieren. Mit der Suchfunktion findest Du schnell wichtige Nachrichten. Der integrierte Kalender hilft bei der Terminplanung und unterstützt Dich mit Erinnerungen. Kontakte können zentral gespeichert und verwaltet werden. Zudem lassen sich Aufgaben anlegen und priorisieren, um den Arbeitsalltag effizient zu gestalten. Outlook ist sowohl lokal als auch in der Cloud (z. B. über Microsoft 365) nutzbar, wodurch der Zugriff von verschiedenen Geräten ermöglicht wird.

Erstellen und Hinzufügen einer E-Mail-Signatur in Outlook:

In Outlook können Sie eine oder mehrere personalisierte Signaturen für Ihre
E-Mail-Nachrichten erstellen. Ihre Signatur kann Text, Links, Bilder und Images
(z. B. Ihre handschriftliche Unterschrift oder ein Logo) enthalten.

  1. Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht.

  2. Wählen Sie im Menü Nachricht Signatur > Signaturen aus.

Abhängig von der Größe Ihres Outlook-Fensters und davon, ob Sie eine neue E-Mail-Nachricht oder eine Antwort verfassen oder weiterleiten, befinden sich das Menü Nachricht und die Schaltfläche Signatur möglicherweise an zwei verschiedenen Orten.

  1. Wählen Sie unter Signatur zum Bearbeiten auswählen die Option Neu aus, und geben Sie im Dialogfeld Neue Signatur einen Namen für die Signatur ein.

  2. Erstellen Sie unter Signatur bearbeiten Ihre Signatur. Sie können Schriftarten, Schriftfarben und Schriftgrößen sowie die Textausrichtung ändern. Wenn Sie eine stabilere Signatur mit Aufzählungszeichen, Tabellen oder Rahmen erstellen möchten, verwenden Sie Word, um Ihren Signaturtext zu erstellen und zu formatieren, kopieren Sie ihn, und fügen Sie ihn in das Feld Signatur bearbeiten ein. Sie können auch eine vordefinierte Vorlage verwenden, um Ihre Signatur zu erstellen. Laden Sie die Vorlagen in Word herunter, passen Sie sie mit Ihren persönlichen Informationen an, und fügen Sie sie dann in das Feld Signatur bearbeiten ein. 

Hinweise: 

  1. Wählen Sie OK aus, um Ihre neue Signatur zu speichern und zu Ihrer Nachricht zurückzukehren. Outlook fügt Ihre neue Signatur nicht der Nachricht hinzu, die Sie in Schritt 1 geöffnet haben, auch dann nicht, wenn Sie sich dafür entschieden haben, die Signatur auf alle neuen Nachrichten anzuwenden. Sie müssen die Signatur manuell zu dieser einen Nachricht hinzufügen. Bei allne zukünftigen Nachrichten wird die Signatur automatisch hinzugefügt. Wenn Sie die Signatur manuell hinzufügen möchten, wählen Sie Signatur im Menü Nachricht und dann die soeben erstellte Signatur aus.

Hinzufügen eines Logos oder Bilder zu Ihrer Signatur:

Wenn Sie Ihrer Signatur ein Firmenlogo oder ein Bild hinzufügen möchten, führen Sie die nachstehenden Schritte aus.

  1. Öffnen Sie eine neue Nachricht, und wählen Sie dann Signatur > Signaturen aus.

  2. Wählen Sie im Feld Signatur zum Bearbeiten auswählen die Signatur aus, der Sie ein Logo oder Bild hinzufügen möchten.

  3. Wählen Sie das Symbol "Bild" aus,

    suchen Sie Ihre Bilddatei, und wählen Sie Einfügen aus.

  4. Wenn Sie die Größe Ihres Bildes ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild, und wählen Sie Bild aus. Wählen Sie die Registerkarte Größe aus, und verwenden Sie die Optionen zum Ändern der Bildgröße. Wenn Sie die Proportionen des Bilds beibehalten möchten, vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Seitenverhältnis sperren aktiviert ist.

  5. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK und dann erneut OK aus, um die Änderungen an Ihrer Signatur zu speichern.

Manuelles Einfügen einer Signatur:

Wenn Sie nicht in allen neuen Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen eine Signatur einfügen möchten, können Sie Signaturen auch manuell einfügen.

  1. Wählen Sie in Ihrer E-Mail-Nachricht auf der Registerkarte Nachricht Signatur aus.

  2. Wählen Sie die gewünschte Signatur im nun angezeigten Flyoutmenü aus. Wenn Sie über mehrere Signaturen verfügen, können Sie eine der von Ihnen erstellten Signaturen auswählen.

Verwaltung von E-Mails

Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht:

  1. Wählen Sie in einem beliebigen E-Mail-Ordner (wie dem Posteingang) die Option ‚Neue E-Mail‘ aus.

Tastenkombination: Um eine E-Mail-Nachricht zu erstellen, drücken Sie STRG + Umschalt(Schift) + M.

  1. Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer E-Mail fertig sind, wählen Sie ‚Senden‘ aus.

Hinzufügen einer Signatur:

Weiterleiten oder Antworten auf E-Mail-Nachrichten:

  1. Wählen Sie im Menüband oder im Lesebereich ‚Antworten‘, ‚Allen antworten‘ oder ‚Weiterleiten‘ aus.

  1. Führen Sie im Feld ‚An‘, ‚Cc‘ oder ‚Bcc‘ eine der folgenden Aktionen aus:

Hinzufügen einer Anlage(Fotos etc.) zu einer E-Mail-Nachricht:

Zum Freigeben einer Datei können Sie diese als Anlage mit der Nachricht senden. Sie können auch andere Outlook-Elemente anfügen, z. B. Nachrichten, Kontakte oder Aufgaben.

  1. Erstellen Sie eine neue Nachricht oder wählen Sie eine vorhandene Nachricht aus und klicken Sie dann auf ‚Antworten‘, ‚Allen antworten‘ oder ‚Weiterleiten‘.

  2. Wählen Sie im Nachrichtenfenster ‚Nachricht > Datei anfügen‘ aus.

Öffnen oder Speichern einer Anlage einer E-Mail-Nachricht:

Sie können eine Anlage über den Lesebereich oder über eine geöffnete Nachricht öffnen. Nach dem Öffnen und Anzeigen einer Anlage können Sie diese speichern. Wenn eine Nachricht mehr als eine Anlage enthält, können Sie diese als Gruppe oder einzeln speichern.

Öffnen einer Anlage:

Je nach der verwendeten Outlook-Version gibt es möglicherweise mehrere Optionen, um eine Anlage zu öffnen.

Weitere Informationen finden Sie unter ‚Öffnen von Anlagen‘.

Speichern einer Dateianlage:

  1. Klicken Sie im Lesebereich oder in der geöffneten Nachricht auf die Anlage.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte ‚Anlagen‘ in der Gruppe ‚Aktionen‘ auf ‚Speichern unter‘. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die Anlage klicken und dann ‚Speichern unter‘ auswählen.

Tipp 1: E-Mails immer blockweise abarbeiten.

Häufige Unterbrechungen stören die Konzentration, und jedes Mal dauert es ein wenig, bis man den Faden wieder aufgenommen hat. Doch dann poppt auch schon die nächste E-Mail am rechten Bildschirmrand auf und erschleicht sich damit unsere Aufmerksamkeit. Bei durchschnittlich 30 Nachrichten pro Mitarbeiter und Tag ergibt das statistisch eine Unterbrechung alle 15 Minuten. Dabei sind E-Mails doch eigentlich ein asynchrones Kommunikationsmittel!

Tipp 2: Die Fünf-Schritte-Regel für eine effizientere E-Mail- Verarbeitung.

Wer seine E-Mails immer gleich liest, sie allerdings erst zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet, muss den Inhalt meistens zweimal lesen. Das kostet unnötig Zeit. Die Verarbeitung geht jedoch viel schneller mit der folgenden Fünf-Schritte-Regel.

  1. Irrelevantes sofort löschen: E-Mails ohne wichtige Informationen oder konkrete Aufgaben müssen nicht aufbewahrt werden. Diese werden nach dem Durchlesen sofort gelöscht. Das schafft einen aufgeräumten Posteingang, und man läuft nicht Gefahr, die unnütze E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt versehentlich noch einmal zu öffnen und erneut zu lesen.

  2. Weiterleiten, wenn nötig: Wenn eine andere Person für die Bearbeitung zuständig ist oder der Inhalt für andere ebenfalls interessant ist, wird die E-Mail gleich weitergeleitet.

  3. E-Mails ohne To-Do ins Archiv verschieben: Wenn eine E-Mail zwar nützliche Informationen enthält, aber keine konkrete Aufgabe, wird sie sofort in einen Archivordner verschoben und der Posteingang damit aufgeräumt.

  4. Mails mit Aufgaben unter fünf Minuten gleich erledigen: Kleinere To-dos mit einem Bearbeitungsaufwand unter fünf Minuten werden nach dem Durchlesen sofort abgearbeitet. Denn der Zeitaufwand, die E-Mail ein zweites Mal zu sondieren und sich in die Aufgabe neu hineinzudenken, ist größer, als die Aufgabe sofort zu erledigen und abzuhaken.

  5. E-Mails mit Aufgaben über fünf Minuten in einen Termin oder eine Aufgabe umwandeln: E-Mails, die größere Aufgaben enthalten, werden einfach per Mausklick direkt in einen Kalendertermin oder eine Aufgabe umgewandelt. So kann bereits beim Durchlesen die benötigte Arbeitszeit schnell und einfach eingeplant und reserviert werden. Wie das funktioniert, zeigt der nächste Tipp.

Tipp 3: E-Mails in Termine oder Aufgaben umwandeln.

Greifen Sie eine E-Mail in Outlook einfach mit der Maus und ziehen Sie diese entweder auf das Kalender- oder auf das Aufgabensymbol links unten. Besonders praktisch: Die E-Mail wird dann im Textfeld des Termins oder der Aufgabe abgespeichert und kann optional auch bearbeitet werden, um zum Beispiel eine stichpunktartige Anleitung für die spätere Bearbeitung voranzustellen oder unwichtige Teile zu löschen.

So haben Sie nicht nur einen Workflow für die Aufgabenbearbeitung angestoßen und die notwendigen Zeitressourcen geplant, sondern im Kalender- beziehungsweise Aufgabenelement auch gleich alle Informationen zur Hand, die Sie für die spätere Bearbeitung benötigen, ohne Ihre E-Mails dann ein zweites Mal danach durchsuchen zu müssen. Tipp: Sie können die umgewandelte Aufgabe auch gleich noch zur Bearbeitung an einen zuständigen Mitarbeiter delegieren oder weitere Teilnehmer zu dem Kalendertermin einladen.

Verwaltung der Kontakte

Neuen Kontakt hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf die Option 'Personen' am unteren Bildschirmrand.

  1. Wählen Sie im Menü 'Datei' die Option 'Neuer Kontakt' aus, oder drücken Sie 'STRG+N'.

  1. Bitte geben Sie einen Namen und weitere Informationen für den Kontakt ein.

  2. Wenn Sie im Anschluss direkt einen weiteren Kontakt erstellen möchten, wählen Sie 'Neu speichern' aus. Dadurch können Sie einen neuen Kontakt anlegen, ohne jedes Mal von vorne beginnen zu müssen.

Hinzufügen eines Kontaktes aus einer E-Mail-Nachricht:

  1. Öffnen Sie die Nachricht, damit der Name der Person in einer der folgenden Zeilen angezeigt wird: Von:, An:, Cc: oder Bcc:.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Namen, und wählen Sie 'Zu Outlook-Kontakten hinzufügen' aus.

  3. Geben Sie in dem Fenster, das geöffnet wird, die Details ein, die Sie speichern möchten.

Sie können Informationen zu Personen erfassen und organisieren, indem Sie neue Kontakte in Ihrem Adressbuch speichern. Kontakte sind wie elektronische Visitenkarten, die die Kontaktinformationen einer Person speichern. Ein Kontakt kann so einfach wie ein Name und eine E-Mail-Adresse sein oder weitere Informationen wie eine Straße, mehrere Telefonnummern und ein Profilbild enthalten.

Sie können steuern, welche Informationen einer Visitenkarte hinzugefügt, aktualisiert und entfernt werden.

Nachdem Sie eine Person als Kontakt gespeichert haben, können Sie die ersten Buchstaben ihres Namens in eine E-Mail eingeben, und Outlook fügt ihre E-Mail-Adresse für Sie ein. Oder mit ein paar Klicks können Sie diese Person anrufen, ohne jemals ihre Telefonnummer nachschlagen zu müssen.

Verwaltung des Kalenders

Erstellen eines Termins:

  1. Klicken Sie unten im Navigationsbereich auf 'Kalender'.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte 'Start' auf 'Termin'.

Tipp: Um im Kalender einen Termin zu erstellen, können Sie auch in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht auf einen Zeitraum doppelklicken. Datum und Uhrzeit Ihrer Auswahl werden dann automatisch in ein neues Ereignisfenster übernommen.

  1. Geben Sie den Betreff und den Ort an. Anschließend führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

Anzeigen des Menüs „Zeitzone für das Ereignis“:

Klicken Sie auf der Registerkarte „Termin auf Zeitzone“.

Einrichten des Termins als Serie:

Klicken Sie auf der Registerkarte 'Termin' auf 'Serie' und wählen Sie dann ein Serienmuster aus.

Ändern des Termins in eine Besprechung durch Einladen weiterer Personen:

Klicken Sie auf der Registerkarte 'Termin' auf 'Einladen'.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte 'Termin' auf 'Speichern & Schließen'.

Erstellen einer Besprechung:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unten auf 'Kalender'.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte 'Start' auf 'Besprechung'.

  1. Wenn Sie die Einladung von einem Konto senden möchten, das nicht Ihr Standardkonto ist, wählen Sie ein Konto aus der Liste 'Von' aus.

  2. Geben Sie in das Feld 'An' die Namen der Personen oder Ressourcen ein, die für die Besprechung einbezogen werden sollen. Wählen Sie einen der Namen aus, um Details zu dieser Person anzuzeigen, einschließlich Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bürostandort und mehr.

  1. Geben Sie im Feld 'Betreff' eine Beschreibung für die Besprechung ein.

  2. Wenn Sie die Informationen zum Besprechungsraum kennen, geben Sie sie in das Feld 'Ort' ein. Klicken Sie andernfalls im Menüband auf die Schaltfläche 'Raum suchen'. (Weitere Informationen zur Suche eines Konferenzraums finden Sie unter 'Suchen eines Konferenzraums').

  1. Geben Sie Details zum Ereignis ein und gehen Sie dann wie folgt vor:

Anzeigen des Menüs ‚Zeitzone‘ für das Ereignis:

Klicken Sie auf der Registerkarte 'Organisatorbesprechung' auf 'Zeitzonen'.

Hinzufügen von Anlagen zu einer Besprechung:

Klicken Sie im Menü 'Besprechung' auf 'Anlagen > Hinzufügen'.

Einrichten der Besprechung als wiederkehrendes Ereignis:

Klicken Sie auf der Registerkarte 'Organisatorbesprechung' auf 'Serie' und wählen Sie dann ein 'Serienmuster' aus.

Überprüfen Sie, ob die eingeladenen Teilnehmer verfügbar sind (nur für Exchange-Konten):

Klicken Sie auf der Registerkarte 'Organisatorbesprechung' auf 'Terminplanung'.

Wenn Sie auf die Schaltfläche 'Terminplanung' klicken, wird der 'Terminplanungs-Assistent' angezeigt. Wenn im Bereich 'Terminplanungs-Assistent' keine 'Frei/Gebucht-Informationen' angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass Ihr Exchange-Konto im Feld 'Von' am oberen Rand der Einladung ausgewählt ist.

  1. Klicken Sie auf 'Senden'.