Hierzu klicken Sie auf die Datei welche Sie archivieren möchten Rechte Maustaste und wählen 1) In PROXESS archivieren
Beim ersten Start von Proxess kommt das folgende Fenster dort bitte wir auf dem Bildschirmfoto zu sehen die Datenbank sowie den Dokumententyp auswählen.
Zudem darauf achten das bei Optionen noch die folgenden Punkte ausgewählt sind:
Mit Windows starten
Benachrichtigungsfenster anzeigen
Fenster nach Kontextmenu-Archivierung ausblenden
Jetzt auf OK klicken
Jetzt öffnet sich das Fenster für die Archiverung der jeweiligen Datei:
Erklärungen der Felder:
Name: Hier erscheint der Name der Datei, dies kann auch geändert werden.
Mandant: Hier muss die Mandanten Nummer des z.b ERP-System hinterlegt werden z.b 001
BarcodePZ: Dieser Barcode wird generiert und kann als Vorgang im z.b ERP System hinterlegt werden.
Zudem gibt es unter Seite 1 bis Seite X weitere Felder die Optional verwenden werden können.
Im Unteren Bereich des Fenster "Neues Dokument" sieht man mit welchem Username und welcher Datenbank man gerade verbunden ist.
Klickt man jetzt auf Speichern so wird das Dokument in Proxess DMS z.b Typ ABAS Temporär gespeichert.
Sucht man jetzt über die Schnellsuche im Proxess Webclient nach dem Dokument wird es direkt angezeigt.
In Outlook gibt es ein Proxess Add-in "DMS" womit man E-Mails inkl. Anhang archivieren kann. Wie auf dem Bild unten zu sehen sind wir mit der Datenbank ERP_Demo verbunden und die Standard Belegart ist ABAS Temporär.
Hat man eine E-Mail in der Vorschau oder als Fenster offen kann man auf Archivieren klicken.
Jetzt öffnet sich wieder das gleiche Fenster wie oben schon und man erhält nochmal die Möglichkeit Namen, Belegart und weitere Informationen zu ändern. Zudem bekommt man auch einen Barcode generiert.
Klickt man auf Speichern wird die E-Mail Nachricht inkl. der Anhänge archiviert.
Falls Sie eine Ausgehende Mail Archiveren möchten können Sie bei der erstellten Mail oben jetzt auf Senden und Archivieren klicken. Dort öffnet sich dann ein Fenster
auch hier erscheint wieder das Context Fenster mit Speichern wird die E-Mail dann archiviert und versendet.
Archivierte Mails werden ihnen in Outlook mit einer Blauen Markierung "PROXESS" gekennzeichnet. Damit wissen Sie das sich diese Mail im Archiv befindet.
